Sunday, September 2, 2018


วันนี้ผมจะมาบอก Tip ง่ายๆแต่มีประโยชน์มากเลยทีเดียว มันชื่อว่า "vlookup" มันเป็น Function ที่มีอยู่บน Excel ทั่วไป ที่เอาไว้ดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูล (Data) เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ผลที่เราอยากจะรู้ แต่ผมจะไม่ได้สอนใช้บน Excel นะครับ แต่ผมจะมาสอนใช้บน Google Sheet แทน 

เรามาดูวิธีกัน

ตอนที่เราทำงาน หรือทำธุรกิจส่วนตัว แน่นอนว่าเราจะต้องมีการเก็บข้อมูลต่างๆเอาไว้ เพื่อนำมาวิเคราะห์และนำไปสู่การทำงานที่ดีขึ้น และยิ่งมีการเก็บข้อมูลมากขึ้นเท่าไหร่ การทำงานก็ยิ่งมีโอกาสผิดพลาดได้มากเท่านั้น ดังนั้นทางที่ดีเราควรจะใช้ Function ที่มีอยู่บนระบบให้เกิดประโยชน์มากที่สุด เพื่อลดความผิดพลาดของบุคคล (Human Error) 

ยกตัวอย่างชุดข้อมูลด้านล่างนี้ เรามี Field ที่เป็น ชื่อ, Email, รายได้, และจำนวนบุตร


และทีนี้หากเราอยากจะทราบว่าแต่ละคนจะมีเงินเหลือเท่าไหร่ หากแต่ละคนมีค่าใช้จ่ายต่อบุตรคนหนึ่งอยู่ที่ 2,000 บาท 

วิธีการก็คือ เราสร้าง Sheet ขึ้นมาใหม่เพื่อเอาไว้คำนวณตามโจทย์ที่ได้รับมา โดยกดปุ่ม "Add Sheet" ตามรูปด้านล่างนี้


ทีนี้เมื่อได้ Sheet ใหม่แล้ว เราก็มาตั้งตารางเพื่อตอบโจทย์ของเรา ในที่นี้ราตั้งต้นด้วยแถวที่ต้องการแสดงผลดังนี้ ชื่อ, รายได้, จำนวนบุตร, ค่าใช้จ่ายต่อบุตร 1 คน, รวมค่าใช้รวมค่าใช้จ่าย และ เหลือเงิน

จากตัวอย่างด้านล่าง จะเห็นว่าผมสลับลำดับของชื่อจาก Sheet "Data" ด้วย เพื่อจะแสดงให้เห็นว่าต่อให้รายชื่อไม่ได้เรียงลำดับเหมือนเดิม หรือแม้กระทั่งเราไม่ได้วิเคราะห์ของทุกคนก็ทำได้


หลังจากที่เราเปิด Sheet2 แล้ว เราก็มาเริ่มใช้ Function "vlookup" กัน

ตรงช่องรายได้ เราอยากที่จะดึงข้อมูลของนาย "AAAA" มากรอกในตาราง โดยพิมพ์ว่า =vlookup(A3 ทำไมต้อง A3 เพราะว่าชื่อของนาย AAAA นั้นอยู่ในตำแหน่ง A3 นั่นเอง


หลังเลือกแล้วว่าจะดึงข้อมูลของนาย AAAA มาใช้โดยการเลือก A3 แล้ว เราก็ตามด้วยเครื่องหมาย "," ทีนี้ส่วนต่อไปจะเป็นการบอกว่าเราจะดึงข้อมูลมาจากไหน ซึ่งแน่นอน เราจะต้องไปดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลใน Sheet แรกที่เราตั้งชื่อว่า "Data" เวลาเราเลือก ให้เรากดแบบทั้งแถวแนวตั้ง คือ แถว A-D เพราะข้อมูลเรามีถึง แถว D และจบด้วยเครื่องหมาย "," เหมือนเดิม


ขั้นตอนต่อไปก็คือการบอกว่าเราจะดึงข้อมูลจากแถวที่เท่าไหร่มาใช้ ในโจทย์นี้เราจะดึงข้อมูลรายได้ของนาย AAAA มาใช้ นั่นคือแถวที่ 3 นั่นเอง


หลังจากเลือกแถวที่มีข้อมูลที่เราต้องการแล้วให้ต่อด้วยเครื่องหมาย "," แล้วตามด้วยเลข "0" ใส่วงเล็บปิด กด "Enter" นั่นคือจบ ข้อมูลรายได้ของนาย AAAA ก็จะมาแสดงที่ Sheet 2 ตามภาพด้านล่าง


ทีนี้เราก็แค่ Copy และ Paste สูตรจากนาย AAAA ไปแปะตามรายชื่อที่เหลือ เท่านี้เราก็จะได้ข้อมูลรายได้ของทุกคนหมดครบถ้วน ต่อให้จะสลับแถวยังไงก็ตาม


ทีนี้เราก็ทำเหมือนกันอีกครั้ง แต่คราวนี้เราอยากได้ข้อมูล "จำนวนบุตร" ซึ่งอยู่ในแถว 4 จากหน้า Data


ง่ายๆแค่นี้เราก็ได้ข้อมูลครบตามที่เราต้องการ

ต่อจากนั้น โจทย์คือ ค่าใช้จ่ายต่อหัวของบุตรหนึ่งคนอยู่ที่ 2,000 บาท เราก็นำมากรอกในตารางด้านล่าง ข้อดีของการใช้ vlookup ก็คือ เราสามารถใช้มันมาคำนวณต่อได้เลยตามรูปด้านล่าง



เห็นประโยชน์ของมันมั้ยครับ ตัวอย่างที่ผมยกมาให้ดูมันอาจจะดูไม่เยอะ ทำมือก็อาจจะไม่ได้ใช้เวลานานมาก แต่ลองนึกดูว่าหากเรามีข้อมูลเป็นพันแถวล่ะ คุณยังจะทำแบบ manual อยู่มั้ย ผมไม่ล่ะคนนึง

หวังว่า Tip นี้จะเป็นประโยชน์ต่อเพื่อนๆไม่มากก็น้อยนะครับ แล้วรอคอยชน Tip อื่นๆในภายภาคหน้านะครับ
ติดตาม NPmeStory ได้แล้วที่ @npmestory

Post a Comment:

Find us on facebook