Tips: สอนใช้ Function vlookup บน Google Sheet 101

วันนี้ผมจะมาบอก Tip ง่ายๆแต่มีประโยชน์มากเลยทีเดียว มันชื่อว่า "vlookup" มันเป็น Function ที่มีอยู่บน Excel ทั่วไป ที่เอาไว้ดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูล (Data) เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ผลที่เราอยากจะรู้ แต่ผมจะไม่ได้สอนใช้บน Excel นะครับ แต่ผมจะมาสอนใช้บน Google Sheet แทน (เอาจริงๆคือ มันใช้วิธีเดียวกันเลยครับ)

เรามาดูวิธีกัน

ตอนที่เราทำงาน หรือทำธุรกิจส่วนตัว แน่นอนว่าเราจะต้องมีการเก็บข้อมูลต่างๆเอาไว้ เพื่อนำมาวิเคราะห์และนำไปสู่การทำงานที่ดีขึ้น และยิ่งมีการเก็บข้อมูลมากขึ้นเท่าไหร่ การทำงานก็ยิ่งมีโอกาสผิดพลาดได้มากเท่านั้น ดังนั้นทางที่ดีเราควรจะใช้ Function ที่มีอยู่บนระบบให้เกิดประโยชน์มากที่สุด เพื่อลดความผิดพลาดของบุคคล (Human Error) 

ยกตัวอย่างชุดข้อมูลด้านล่างนี้ เรามี Field ที่เป็น ชื่อ, Email, รายได้, และจำนวนบุตร

และทีนี้หากเราอยากจะทราบว่าแต่ละคนจะมีเงินเหลือเท่าไหร่ หากแต่ละคนมีค่าใช้จ่ายต่อบุตรคนหนึ่งอยู่ที่ 2,000 บาท 

วิธีการก็คือ เราสร้าง Sheet ขึ้นมาใหม่เพื่อเอาไว้คำนวณตามโจทย์ที่ได้รับมา โดยกดปุ่ม "Add Sheet" ตามรูปด้านล่างนี้

ทีนี้เมื่อได้ Sheet ใหม่แล้ว เราก็มาตั้งตารางเพื่อตอบโจทย์ของเรา ในที่นี้ราตั้งต้นด้วยแถวที่ต้องการแสดงผลดังนี้ ชื่อ, รายได้, จำนวนบุตร, ค่าใช้จ่ายต่อบุตร 1 คน, รวมค่าใช้รวมค่าใช้จ่าย และ เหลือเงิน

จากตัวอย่างด้านล่าง จะเห็นว่าผมสลับลำดับของชื่อจาก Sheet "Data" ด้วย เพื่อจะแสดงให้เห็นว่าต่อให้รายชื่อไม่ได้เรียงลำดับเหมือนเดิม หรือแม้กระทั่งเราไม่ได้วิเคราะห์ของทุกคนก็ทำได้

หลังจากที่เราเปิด Sheet2 แล้ว เราก็มาเริ่มใช้ Function "vlookup" กัน

ตรงช่องรายได้ เราอยากที่จะดึงข้อมูลของนาย "AAAA" มากรอกในตาราง โดยพิมพ์ว่า =vlookup(A3 ทำไมต้อง A3 เพราะว่าชื่อของนาย AAAA นั้นอยู่ในตำแหน่ง A3 นั่นเอง

หลังเลือกแล้วว่าจะดึงข้อมูลของนาย AAAA มาใช้โดยการเลือก A3 แล้ว เราก็ตามด้วยเครื่องหมาย "," ทีนี้ส่วนต่อไปจะเป็นการบอกว่าเราจะดึงข้อมูลมาจากไหน ซึ่งแน่นอน เราจะต้องไปดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลใน Sheet แรกที่เราตั้งชื่อว่า "Data" เวลาเราเลือก ให้เรากดแบบทั้งแถวแนวตั้ง คือ แถว A-D เพราะข้อมูลเรามีถึง แถว D และจบด้วยเครื่องหมาย "," เหมือนเดิม

ขั้นตอนต่อไปก็คือการบอกว่าเราจะดึงข้อมูลจากแถวที่เท่าไหร่มาใช้ ในโจทย์นี้เราจะดึงข้อมูลรายได้ของนาย AAAA มาใช้ นั่นคือแถวที่ 3 นั่นเอง

หลังจากเลือกแถวที่มีข้อมูลที่เราต้องการแล้วให้ต่อด้วยเครื่องหมาย "," แล้วตามด้วยเลข "0" ใส่วงเล็บปิด กด "Enter" นั่นคือจบ ข้อมูลรายได้ของนาย AAAA ก็จะมาแสดงที่ Sheet 2 ตามภาพด้านล่าง

ทีนี้เราก็แค่ Copy และ Paste สูตรจากนาย AAAA ไปแปะตามรายชื่อที่เหลือ เท่านี้เราก็จะได้ข้อมูลรายได้ของทุกคนหมดครบถ้วน ต่อให้จะสลับแถวยังไงก็ตาม

ทีนี้เราก็ทำเหมือนกันอีกครั้ง แต่คราวนี้เราอยากได้ข้อมูล "จำนวนบุตร" ซึ่งอยู่ในแถว 4 จากหน้า Data

ง่ายๆแค่นี้เราก็ได้ข้อมูลครบตามที่เราต้องการ

ต่อจากนั้น โจทย์คือ ค่าใช้จ่ายต่อหัวของบุตรหนึ่งคนอยู่ที่ 2,000 บาท เราก็นำมากรอกในตารางด้านล่าง ข้อดีของการใช้ vlookup ก็คือ เราสามารถใช้มันมาคำนวณต่อได้เลยตามรูปด้านล่าง

เห็นประโยชน์ของมันมั้ยครับ ตัวอย่างที่ผมยกมาให้ดูมันอาจจะดูไม่เยอะ ทำมือก็อาจจะไม่ได้ใช้เวลานานมาก แต่ลองนึกดูว่าหากเรามีข้อมูลเป็นพันแถวล่ะ คุณยังจะทำแบบ manual อยู่มั้ย ผมไม่ล่ะคนนึง

หวังว่า Tip นี้จะเป็นประโยชน์ต่อเพื่อนๆไม่มากก็น้อยนะครับ แล้วรอคอยชน Tip อื่นๆในภายภาคหน้านะครับ