Tips: สอนสร้าง Drop Down list ใน Excel และ Google Sheet

Drop Down List เป็นฟังก์ชั่นตัวหนึ่งที่ผมว่ามีประโยชน์ดีนะ คือรีพอร์ตที่ผมต้องทำอยู่ทุกวันนี้ มันจะต้องยุ่งกับชื่อของสินค้าที่ปัจจุบันมีอยู่เยอะมาก ไม่ต้องพูดถึงเรื่องพิมพ์ชื่อสินค้าใหม่เลยครับ แค่ไปหาจากรายการ (List) ที่มีอยู่ แล้วมาก๊อปแปะก็ขี้เกียจแล้ว (เพราะสินค้ามันเยอะมากจริงๆ) ดังนั้นฟังก์ชั่น Dorp Down list นี้จะเข้ามาช่วยได้มากเลยครับ ผมเลยจะมาแชร์วิธีการสร้าง Drop Down list นี้ให้ทุกคนได้ไปลองปรับใช้กันดูนะครับ

ขอเริ่มจาก Drop Down List บน Excel 

1) สร้างรายการที่จะนำไปใช้ แนะนำให้แยก Sheet กันนะครับ

2) เลือกตำแหน่งที่จะให้ขึ้นกล่อง Drop Down ซึ่งในตัวอย่างเลือกตำแหน่ง B3 แล้วเลือกไปที่ Data แล้วเลือก Data Validation

3) หลังจากเลือก Data Validation แล้ว จะขึ้น Pop-up ตามรูป แล้วให้เราเลือกไปที่ List

4) ทีนี้เขาก็จะถามหาแหล่งข้อมูลละว่าจะให้ไปดึงข้อมูลตรงไหนมาแสดง โดยกล่อง "Source" จะแสดงตามรูป แล้วเราก็คลิกเพื่อไปเลือกข้อมูล

5) เราจะเห็นกล่อง Data Validation ขึ้นมา ให้เราไป Sheet ที่เราใส่ข้อมูลรายการ (List) เอาไว้ แล้วเลือกชุดข้อมูลนั้นทั้งหมดตามรูปที่เป็นเส้นปะ แล้วกด OK คือจบครับ

6) ทีนี้หากเราอยากให้ตำแหน่ง B4 เป็นกล่อง Drop Down ด้วยล่ะ จะทำอย่างไร ... ไม่ยากครับ ก็แค่ก๊อปปี้แล้วไปแปะไว้ตรง B4 แค่นี้เองครับ

เอาล่ะทีนี้มาฝั่งของ Google Sheet กันบ้างนะครับ

1) ขั้นแรกก็ไม่ต่างกันครับ สร้าง List เอาไว้ที่ Sheet สัก Sheet หนึ่ง

2) เลือกตำแหน่งที่จะให้ขึ้นกล่อง Drop Down ซึ่งในตัวอย่างเลือกตำแหน่ง B3 แล้วคลิกขวาและเลือก Data validation..

3) กล่อง Pop-up เด้งขึ้นมาตามรูป ให้เราเลือกที่ที่ลูกศรชี้ ซึ่งจะอยู่ตรงหัวข้อ "Criteria:"

4) กล่อง Pop-up ก็จะแสดงออกมา แล้วเราก็ไป Sheet ที่มีชุดข้อมูลอยู่ หลังจากนั้นก็ไปเลือกชุดข้อมูลชุดนั้นตามภาพ แล้วก็กด OK และ Save เป็นอันจบครับ

5) มันก็จะแสดงผลออกมาตามนี้ครับ และเช่นกัน ถ้าอยากให้ตำแหน่งไหนแสดงกล่อง Drop Down ก็ใช้ ก๊อปปี้และแปะ แค่นั้นเลย

แค่นี้เราก็ไม่จำเป็นต้องไปพิมพ์ชื่อสินค้าใหม่ หรือต้องเปลี่ยนหน้าไปมาเพื่อก๊อปแปะ เราสามารถกดเลือกรายการจากกล่อง Drop Down นี้ได้เลย

ถ้าใครเห็นว่าบทความนี้มีประโยชน์สามารถแชร์ไปให้เพื่อนๆคนอื่นๆได้นะครับ และสามารถติดตามกันได้ที่

Line : @npmestory
Facebook : NPmestory