Friday, September 21, 2018


บทความนี้ยังคงเป็นบทความที่แชร์การใช้เครื่องมือในการวิเคราะห์วิธีการใช้งาน Pivot Table ทั้งบน Excel และ Google Sheet เอาเข้าจริงผมเองก็เพิ่งได้มาใช้ Pivot Table เยอะๆก็เมื่อ 2 ปีที่ผ่านมานี้เอง เนื่องจากโดยหน้าที่การงานที่ต้องนำข้อมูลมาวิเคราะห์ทุกวัน เห็นว่ามันมีประโยชน์มากๆ ก็เลยอยากจะมาแชร์วิธีกันเผื่อว่าใครจะเอาไปใช้ในรูปแบบต่างๆตามต้องการ

Pivot Table คืออะไร ??

Pivot Table คือเครื่องมือที่ใช้สำหรับสรุปผลข้อมูลจำนวนมาก ๆ ในรูปแบบของตาราง 


มาเริ่มกันเลยดีกว่า...

สมมติว่าเรามีชุดข้อมูลตามด้านล่างนี้ ซึ่งเป็นข้อมูลบันทึกรายจ่ายส่วนบุคคล



1) ภาค Pivot Table บน Excel (ใครอยากดูบน Google Sheet ก็ไถลงไปด้านล่างเลยนะครับ แต่แนะนำว่าให้ดูวิธีทำบน Excel ไปก่อนจะดีกว่านะครับ)



เริ่มด้วยการคลิกมุมซ้ายบนเพื่อเป็นการเลือกข้อมูลให้ครบทั้งหมด หรือเราสามารถเลือกเป็นแถว A-F ก็ได้ แต่ให้ง่ายคลิกมุมซ้ายบนแบบที่ผมบอกก็ง่ายดีนะครับ

แล้วก็ไปเลือก Tab ด้านบนที่ช่อง Insert แล้วไปเลือกที่ Pivot Table ตามรูปด้านล่าง


แล้วมันจะขึ้น Pop up ถามเรามาอย่างนี้ ให้คลิก OK


แล้วหน้าจอก็จะขึ้นมาตามรูปด้านล่างนี้


ทีนี้เราก็มาดูกันว่าเราอยากดูอะไร ยกตัวอย่าง หากเราอยากจะดูว่ารายจ่ายเฉพาะการกินของเราเป็นยังไง ทีนี้เราก็มาตั้งต้นกันว่าเราจะวางอะไรอยู่แกนไหน ในกรณีนี้ ผมให้วันที่อยู่แกน Row มันสามารถกดเม้าส์ค้างแล้วลากมาวางที่ช่อง Row Labels ได้เลย แล้ววันที่ก็จะมาแสดงตามภาพด้านล่าง


ส่วนช่อง Column Labels เราเลือกอะไรมาวางดีล่ะ ก็กลับมาดูที่โจทย์ว่าเราต้องการจะดูอะไร เราต้องการจะรู้ว่าค่าใช้จ่ายเรื่องการกินเรามีอะไรบ้าง แล้วไอ้เจ้ารายละเอียดตรงนั้นมันอยู่ตรงไหนล่ะ ... อ่อ มันก็อยู่ตรง "เลือกรายการรอง" นั่นเอง เราก็ลากมันลงมาวางไว้ที่ช่อง Column Labels ได้เลย


จากรูปด้านบนจะเห็นได้ว่าส่วนของ "เลือกรายการรอง" นั้น ข้อมูลมันโผล่มาหมดเลย แต่เราต้องการเห็นเฉพาะเรื่องกิน เราทำยังไงดีล่ะ ในที่นี้เรามีทางเลือก 2 ทางครับ คือ

1. เราเห็นช่อง Column Labels ตำแหน่ง B3 มันจะมีเครื่องหมาย Drop down อยู่ เราสามารถคลิกแล้วเลือกเฉพาะรายการรายจ่ายที่เป็นของกินได้ ซึ่งวิธีนี้จะถึกมากฮะ ไม่แนะนำ ทีนี้เรามาดูวิธีถัดไป

2. เราลากเอา "เลือกรายการหลัก" มาวางที่ช่อง "Report Filter" ตามรูป
แล้วเราก็เลือกเฉพาะรายการหลักที่เป็นค่าใช้จ่ายเรื่องของกิน "MEAL"


ผลที่ได้จะเป็นตามนี้ คือ จะเหลือเฉพาะรายละเอียดที่เป็นของกิน


ทีนี้เราก็อยากรู้ละว่าแต่ละวันเราใช้จ่ายกับเรื่องกินยังไง เราก็เอาส่วนที่เป็น "ราคา" มาวางที่ช่อง "Values" แค่นี้ผลก็จะมาแสดงที่แถวต่างๆ แต่เอ๊ะ!! ทำไมตัวเลขมันน้อยๆยังไงชอบกล ?!?!


ที่มันแปลกเพราะว่าค่าที่เราวางมันเป็นการนับ ไม่ใช่ตัวเลขค่าใช้จ่ายน่ะซิ ตัวเลขในการนับหมายถึงเขาจะนับว่าในแต่ละช่องนั่นมีรายการเกิดขึ้นกี่ครั้ง ... ถ้ายังไม่เข้าใจ ไม่เป็นไรครับ ข้ามๆมันไป แต่ให้มาเซ็ตตามนี้


ให้มาคลิกที่ "Count of ราคา" แล้วเลือก "Value Field Settings..."


ทีนี้มันจะขึ้น Pop up ตามรูปด้านล่าง ให้เราเลือกที่ "Sum"



แค่นี้มันก็จะแสดงเป็นค่าใช้จ่ายแล้วครับ


แล้วหากเราจะดูเฉพาะแต่ละเดือนล่ะ ทำยังไง ??

ก็แค่ลาก "month" มาวางที่ช่อง Report Filter แล้วก็เลือกเดือนที่เราจะดู ในที่นี้เราเลือกเป็นเดือน กันยายน


แค่นี้เราก็จะเห็นว่าในแต่ละวัน เราใช้จ่ายเรื่องค่ากินไปเท่าไหร่ มื้อไหนหนักสุด


2) ภาค Pivot Table บน Google Sheet

โดยหลักการแล้วการ Pivot Table บน Google Sheet ก็ไม่ได้ต่างจากบน Excel เท่าไหร่นัก แต่มีความยุ่งยากกว่าเลือกน้อย (แต่เล็กน้อยเท่านั้น)

เริ่มต้นเหมือนกันเลยครับ คลิกที่มุมซ้ายบนเพื่อเลือกครอบคลุมข้อมูลทั้งหมด


เลือกไปที่ "Data" แล้วเลือก "Pivot table" (เริ่มมีความต่างแล้วเห็นมั้ย)



จากรูปด้านบนมันจะมีความต่างจากเวอร์ชั่น Excel อยู่เล็กน้อย แต่หลักๆยังคงเหมือนกันคือมี Rows, Columns, Values และ Filters แค่เลียงสลับที่กันเท่านั้นเอง

ทีนี้เราจะใช้โจทย์เดิมกับของ Excel นะครับ คือดูค่าใช้จ่ายเรื่องการกิน

เราจะจัดเลียงข้อมูลตามนี้นะครับ

Rows - Date
Columns - เลือกรายการรอง
Values - ราคา
Filters - month และ เลือกรายการหลัก

แต่ในเวอร์ชั่น Google Sheet เราไม่สามารถลากมาวางได้ เราจะต้องกดไปที่ "ADD"


วิธีเลือก Filters บน Google Sheet




หน้าตาที่ออกมาก็จะเป็นแบบนี้


เพียงแค่นี้มันก็จะสามารถทำ Report ออกมาได้ตามโจทย์ที่เราต้องการ ทีนี้เราก็สามารถใช้งาน Pivot table ได้ทั้งบน Excel และ Google Sheet กันแล้วนะครับ ที่เหลือก็ไปฝึกเล่นไปเรื่อยๆแล้วเราจะเริ่มเห็นภาพว่าเราจะใช้ประโยชน์จากมันยังไงได้บ้าง

ถ้าใครเห็นว่าบทความนี้มีประโยชน์สามารถแชร์ไปให้เพื่อนๆคนอื่นๆได้นะครับ และสามารถติดตามกันได้ที่

Line : @npmestory
Facebook : NPmestory
ติดตาม NPmeStory ได้แล้วที่ @npmestory

Post a Comment:

Find us on facebook